Cloud-Speicher
Obwohl Festplatten immer größer, billiger und schneller werden, gibt es einen Trend zur Nutzung von externen Speicherlösungen wie z.B. Cloudspeichern. Auch hier ist der Markt umkämpft und auch Cloudspeicher werden immer günstiger. Es gibt Bezahlmodelle mit einer Einmalzahlung oder Mietmodelle. Softwareanbieter wie Microsoft oder Apple stellen teilweise sogar kostenlose Speicherplätze in begrenzter Größe zur Verfügung. Nicht außer Acht zu lassen ist hierbei die langfristige Abhängigkeit zu den Anbietern und die Tatsache, dass bei einer unterbrochenen Internetleitung die Daten u. U. nicht wie üblich verarbeitet werden können. Datensicherheit ist jedoch in der DSGVO im Art. 32 Abs. 1 b verankert, wonach die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen sind.

Ebenso zu berücksichtigen ist der Umstand, dass personenbezogene Daten nicht ohne Weiteres in Drittländern verarbeitet werden dürfen. Seitdem der Europäische Gerichtshof den EU-Beschluss zum Datenaustausch mit den USA gekippt hat, bewegen sich deutsche Unternehmen, die Cloud-Anbieter aus USA nutzen, im rechtsfreien Raum. Das bringt nicht nur Probleme mit dem Datenschutz, sondern auch mit dem Finanzamt. In der Abgabenordnung (AO) zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und elektronischer Daten (GoBD) ist erklärt, dass steuerrelevante Daten an einem genau definierten Speicherort liegen müssen. Und zwar nicht in Drittländern. Ein Cloud-Speicher erfüllt diese Anforderung schon deshalb nicht, weil Daten verteilt auf verschiedenen Servern liegen. Abhilfe könnte ein Antrag beim zuständigen Finanzamt schaffen, solche Anträge wurden aber seither regelmäßig abgelehnt.

Es sind also zumindest zwei Punkte, die bei der Speicherung von personenbezogenen und steuerrelevanten Daten in der Cloud zu bedenken sind. Eine Splittung von üblichen Daten und diesen wäre noch möglich, bleibt aber aus Bequemlichkeitsgründen gerne unberücksichtigt.

Außerdem gibt es noch unzählige Angebote zur webbasierenden Datenverarbeitung in Drittländern. Diese Software as a Service speichert Daten in Datenbanken auf Servern weltweit. Seit 911 wurden in den USA Vorkehrungen getroffen, ggf. auf Daten zugreifen zu können, selbst wenn der Anbieter der Speicherlösung Server in Europa bereitstellt. Wenn derartige Angebote genutzt werden, sind nicht nur personenbezogene Daten des Bestellers sondern auch insbesondere die gespeicherten personenbezogenen Kundendaten ein Datenschutzthema. Zu empfehlen sind deshalb vorrangig Cloudspeicher von europäischen Anbietern.

Eigene Server
Wer eigene Datenspeicher betreiben möchte, kann auf Netzwerkspeicher zurückgreifen. In kleinen bis mittelständischen Unternehmen reichen oft kleine NAS aus, um zentral Daten kostengünstig verarbeiten zu können. Ein Anschluss an den Router genügt, der Aufwand zur Installation ist sehr gering. Unser Tipp: Synology.



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